W 2026 r. jednostki czeka rewolucja w fakturowaniu. Obligatoryjne stanie się wystawianie i odbiór faktur oraz ich korygowanie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tj. specjalnego, centralnego systemu teleinformatycznego.
Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 r. Przewidziane okresy przejściowe odraczają jedynie obowiązek wystawiania faktur – do 1 kwietnia 2026 r. w przypadku podatników, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
Jednostki sektora finansów publicznych muszą być gotowe do odbioru faktur od 1 lutego 2026 r., co oznacza, że wszystkie formalności powinny zostać zakończone najpóźniej do piątku 30 stycznia 2026 r., ponieważ 31 stycznia przypada w sobotę, a 1 lutego w niedzielę – dni wolne od pracy.
Co wyjaśnia poradnik „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych”?
Wdrożenie KSeF jest przedsięwzięciem złożonym, dlatego jednostki powinny jak najszybciej przygotować się do zmian i nowości w fakturowaniu. Książka „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych” to niezbędne narzędzie, które krok po kroku przeprowadzi przez ten proces. W poradniku kompleksowo wyjaśniono, jak funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz jakie konsekwencje dla jednostek sektora finansów publicznych ma obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r. Przystępnie przedstawiono istotne kwestie związane z wdrożeniem KSeF w sektorze publicznym – takie jak nadawanie uprawnień dostępu, zmiany w procedurach obiegu faktur i dokumentów z nimi związanych oraz zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Czego dowiesz się z poradnika „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych”?
Z poradnika „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych” dowiesz się m.in.:
- od kiedy jednostki będą musiały obowiązkowo posługiwać się KSeF;
- czy forma papierowa faktur zostanie całkowicie wyeliminowana;
- jakie będą obowiązywały zasady wystawiania, przesyłania, odbierania i dekretowania oraz korygowania i przechowywania faktur;
- jakie są metody uwierzytelniania się w KSeF oraz którym pracownikom i jak nadać uprawnienia do KSeF;
- jakie rozwiązania przewidziano dla jednostek organizacyjnych JST (posługujących się wspólnym NIP jednostki nadrzędnej), aby faktury trafiały bezpośrednio do właściwej jednostki, co pozwoli uniknąć opóźnień w płatnościach oraz ewentualnych konsekwencji związanych z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych;
- jakie dokumenty będą nadal przesyłane poza KSeF;
- jakie kary grożą za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF.
Publikacja „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych” została przygotowana z myślą o potrzebach i wyzwaniach jednostek sektora finansów publicznych, tym JST i ich jednostek organizacyjnych. Autorzy skoncentrowali się na specyfice działania KSeF w JST, uwzględniając centralizację VAT, strukturę jednostek podległych oraz liczne problemy – takie jak przypisywanie faktur do konkretnych jednostek organizacyjnych (szkół, przedszkoli, ośrodków pomocy społecznej czy zakładu budżetowego) w ramach jednego numeru NIP. Zmiany w JST będą co najmniej tak poważne jak te, które były wdrażane przed 2017 r. w związku z obowiązkową centralizacją rozliczeń VAT.
W poradniku omówiono każdy etap wdrożenia – od pierwszych przygotowań technicznych, przez zmiany organizacyjne i prawne, aż po szczegółowe zasady funkcjonowania systemu w praktyce.
KSeF w sektorze finansów publicznych: Masz wątpliwości? Kup poradnik, dzięki któremu z sukcesem wdrożysz KSeF w JST!
Tylko w poradniku unikatowe pytania z praktyki księgowych, na które musisz znać odpowiedzi, aby z powodzeniem wdrożyć KSeF w swojej jednostce.
O co pytają księgowi w zakresie KSeF?
Przykładowe pytania, na które znajdziesz odpowiedzi w poradniku!
- Czy faktury pobrane z KSeF trzeba drukować i opisywać, jeśli program księgowy będzie umożliwiał ich zaczytywanie i dekretowanie?
- Czy ustalony ustawowo próg 200 mln zł brutto, który determinuje termin wdrożenia KSeF w JST, należy ustalać osobno dla każdej jednostki organizacyjnej JST, czy liczyć dla całej JST łącznie (z uwzględnieniem wszystkich jej jednostek, np. szkół, przedszkoli, ośrodków pomocy społecznej)?
- Ponieważ ustawodawca nie przewidział wysyłania powiadomień z KSeF do odbiorcy, skąd zatem księgowy ma wiedzieć, że w systemie pojawiła się faktura?
- Czy jednostki organizacyjne gminy (szkoła, przedszkole, gminny ośrodek pomocy społecznej, samorządowy zakład gospodarki komunalnej) muszą wystąpić same o nadanie uprawnień do wystawiania faktur w KSeF, czy powinna to zrobić jednostka nadrzędna, czyli gmina?
- KSeF a centralizacja VAT w powiecie: kto składa ZAW-FA w przypadku jednostek, które nie są objęte centralizacją – powiat czy jednostki wyłączone z centralizacji?
- Czy jest jakaś możliwość, aby podzielić się uprawnieniami w jednostce, np. między poszczególnymi wydziałami jednostki budżetowej (wydział finansowy, wydział inwestycyjny)?
|
Czego dotyczą przykłady pokazane w poradniku „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych”?
Całość jest zilustrowana ponad 80 przykładami z praktycznym podejściem do wdrażania KSeF w sektorze finansów publicznych. Odpowiedziano w nich m.in. na pytania:
- Jakie pozycje sprzedaży JST powinna wliczać przy ustalaniu całkowitej wartości sprzedaży JST na potrzeby określenia, czy JST przekroczyła ustawowy próg 200 mln zł brutto?
- Czy samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej (SPZOZ), niebędący podatnikiem VAT, jest zobowiązany do korzystania z KSeF w przypadku wystawiania rachunków dla NFZ lub dla osób fizycznych?
- Jak skonfigurować model uprawnień JST w aplikacji KSeF?
- Czy jest możliwość podziału uprawnień w KSeF zgodnie z hierarchią w jednostce budżetowej?
Dla kogo przeznaczony jest poradnik w zakresie KSeF?
Z publikacji „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych” kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, skarbnicy, główni księgowi, pracownicy działów księgowo-finansowych oraz centrów usług wspólnych dowiedzą się, jak korzystać z KSeF oraz jakie działania należy podjąć, aby z sukcesem wdrożyć KSeF w swoich jednostkach.
Jakie są atuty publikacji „KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych”?
- Ponad 80 praktycznych przykładów pokazujących krok po kroku, jak wdrożyć KSeF, co ułatwia zrozumienie i zastosowanie przepisów w codziennej pracy.
- Wskazanie najczęstszych problemów, jakie mogą napotkać jednostki samorządu terytorialnego.
- Gotowe podpowiedzi, które ułatwią dostosowanie systemów i procedur wewnętrznych.
- Przykładowe zapisy do umów z kontrahentami oraz wzory pism informacyjnych, które pomogą zobowiązać dostawców do prawidłowego adresowania faktur, co pozwoli uniknąć chaosu i opóźnień w płatnościach.
- Praktyczne wskazówki dla kierowników jednostek, głównych księgowych, działów prawnych i informatycznych.